Искать помещение в аренду нужно только тогда, когда в этом есть реальная необходимость. Если возможно удаленное сотрудничество всех работников компании – можно серьезно сэкономить, обошедшись максимум съемом нескольких мест в коворкинге. Такие организации могут быть интересны в плане полезных деловых знакомств и привлекательны за счет низких цен на уже оборудованное помещение.

Однако, иногда солидный офис с охраной и респектабельным интерьером на самом деле бывает нужен компании. В этой публикации будут рассмотрены основные моменты выбора подходящего помещения.

Процесс поиска, длительность аренды и важные бумажные вопросы

Поиск может проводиться силами самих владельцев компании либо ее сотрудников, а может и с помощью агентства недвижимости или частного специалиста в этой сфере. Самостоятельные розыски значительно экономят средства. Объявление о сдаче нужной площади может попасться как на специализированном интернет-ресурсе, так и в местной газете – самой обыкновенной, печатной. Агентские услуги далеко не бесплатны, зато позволяют не отвлекаться от бизнес-процессов. 

При встрече с собственниками или риэлторами крайне важно как можно более внимательным образом отнестись к документации. У второй стороны переговоров должны быть все необходимые документы, подтверждающие тот факт, что она имеет право распоряжаться помещением. 

ВАЖНО! В случае отсутствия у собственников какой-либо из необходимых бумаг есть большая вероятность попадания на удочку мошенников. 

В договоре об аренде должны быть отражены все детали, связанные с оплатой и условиями съема недвижимости:

• размер оплаты, а также сроки аренды и перечисления средств за нее;
• действия в случае внештатных непредвиденных ситуаций;
• соглашения на случай преждевременного расторжения договоренностей одной из сторон. 

Касательно сроков, на которые стоит заключать договор, стоит ориентироваться в зависимости от конкретного бизнеса. Длительная аренда офиса в бизнес центре зачастую выгоднее экономически. С другой стороны, в случае внезапного преждевременного прекращения сотрудничества с арендодателем съемщик потерпит определенные убытки: не каждое дело проживет столько, сколько предрекает ему его владелец. С другой стороны, компания может и неожиданно «вырасти» из старого помещения, заметно расширившись – тут тоже потребуется выплата ранее оговоренной суммы. Краткосрочная аренда дороже, зато подходит бизнесу, риски в котором высоковаты для чересчур смелого долгосрочного планирования.

Расположение и внутреннее наполнение помещения

Немаловажным является комфорт сотрудников и клиентов в плане инфраструктуры, окружающей выбранное место. Вокруг офиса должны располагаться:

• удобные транспортные остановки с маршрутами из разных концов города;
• комфортная парковка и место для велосипедной стоянки;
• магазины с товарами первой необходимости;
• спортзалы и заведения общепита.

Все вышеперечисленное повышает привлекательность выбранного места как для работников, так и для клиентов. Положительную реакцию последних может вызвать помещение в бизнес-центре. Если внешнее впечатление не так важно, имеет смысл смотреть на варианты в НИИ либо обычных многоквартирных домах: они обычно куда дешевле. 

Внутри помещения должно хватать места на каждого работника и общую оргтехнику. Согласно нормам, минимум на человека с компьютеризированным рабочим местом составляет 4,5 квадратных метра. Если офис всем хорош, кроме площади, - стоит подумать о том, чтобы часть сотрудников работала удаленно. Значение имеет и планировка. Молодежь обычно предпочитает open-space, тогда как граждане постарше лучше отнесутся к решению о съеме офиса с отдельными кабинетами и коридором. 

ВАЖНО! Не стоит забывать о том, что настроение каждого сотрудника напрямую влияет на производительность и результаты всей компании. Пренебрежение личными предпочтениями работников ведет к ухудшению дел организации.